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Pour gagner en efficacité de travail dans votre entreprise, il est nécessaire de mieux organiser les différents postes. Pour cela, il existe une méthode appelée « la méthode 5S ». Elle tient son nom des 5 éléments qui la composent : sélectionner, situer, scintiller, standardiser, suivre.
Sélectionner
C’est exactement le même principe que l’on peut appliquer lorsque l’on fait du tri chez soi : on part du principe de ne conserver que ce qui est réellement utile. On regarde alors ce qui sert régulièrement sur le poste de travail et ce qui sert périodiquement : ces objets-là peuvent être gardés. Ceux qui ne servent jamais doivent être quant à eux supprimés, recyclés ou réemployés ailleurs.
En cas de doute sur certains objets, on peut utiliser la méthode du « red tag » : on appose une étiquette sur l’objet. Chaque utilisateur (s’il y en a) note son nom et la date à laquelle il l’utilise. Ainsi, on peut voir facilement si l’objet est utile ou non, et si oui, à quelle fréquence.
On organise ensuite les objets du poste de travail que l’on utilise, en fonction de la fréquence d’utilisation : à proximité, on garde ce qu’on utilise régulièrement, et on éloigne peu à peu les objets qui sont moins utilisés.
Situer
Après avoir défini la fréquence d’utilisation des objets, on leur trouve donc une place adéquate, là où chaque objet sera utilisé le plus souvent. Pour éviter qu’un objet « perde » sa place après avoir été utilisé, et pour ne pas avoir à redéfinir systématiquement sa place, il est judicieux de noter l’emplacement de l’objet, avec un marquage facilement reconnaissable par tous. Cela peut prendre la forme d’affiches, de codes couleurs, de lignes… Ainsi, même si l’objet est déplacé temporairement, le marquage reste, et tout le personnel sait où il doit être remis.
Scintiller
Le nettoyage et la propreté sont aussi importants pour une meilleure organisation. De plus, un environnement propre concourt à davantage de sécurité et de motivation. Pour nettoyer de manière efficace les postes de travail, et pour éviter un travail rébarbatif, il est parfois nécessaire de trouver les raisons qui ont causé la saleté : il arrive que cela puisse être lié à un appareil défectueux… Il est donc essentiel de définir les causes et d’effectuer régulièrement un check-up. En fonction des raisons, on applique un protocole défini préalablement. Le matériel nécessaire pour nettoyer est, par ailleurs, à proximité du poste de travail en question, pour gagner en efficacité.
Standardiser
En concertation avec l’ensemble du personnel concerné, il s’agit de définir les règles qui sont celles du poste de travail, pour les appliquer à l’ensemble des postes de travail du même type. Ces règles sont consignées par écrit, sous la forme que l’on juge la plus pertinente (tableau par exemple), et sont à disposition de tous. Elles aideront notamment à la formation des nouveaux venus.
Suivre
Le dernier point réside dans le fait de faire appliquer ces différentes habitudes par tous. Cela nécessite une formation régulière des personnels, qui doivent être informés de ces différentes procédures, et des éventuels changements. Pour le vérifier le bon suivi des 5S , cette mise en place d'une démarche qualité , on peut mettre en place des outils (grilles d’auto-évaluation par exemple, ou encore la mise en place d’une « patrouille 5S» qui aurait vocation à vérifier la faisabilité des principes, pourrait noter les améliorations…).
Evidemment, les étapes précédentes peuvent être remaniées si nécessaires, l’organisation est évolutive (par exemple, si l’on constate qu’un outil est plus utilisé qu’on le pensait, son emplacement peut être modifié).